Rapport Yrkesroll och Skrivande

Nedanstående innehåll är skapat av Mimers Brunns besökare. Kommentera arbete

Rapport i Yrkesroll och skrivande

Inledning
Under gästföreläsningen med Åsa Grip, informationschef på sundsvalls kommun, fick vi en viss insyn på hur en informatör arbetar inom en kommun. Efter den blev jag nyfiken på hur det fungerade på en organisation inom landstinget. Valet blev därför att göra min intervju med Ann-Katrin Högdahl, informationssekreterare på Skellefteå lasarett och för hela Skellefteå sjukvård. Jag tänker jämföra hennes arbetssituation med Sveriges informationsförenings syn på informatörens yrkesområde och arbetsuppgifter. Det kommer att finnas en diskussion om informatörens yrkesetik och samhällsansvar, förankrad i Ann-Katrins situation och personliga åsikt. Angående framtiden för informatörer har jag valt att koncentrera mig på hur framtiden ser ut för Skellefteå lasarett, eftersom det pågår en stor omorganisering inom landstinget. Avslutningsvis kommer jag att ge egna reflektioner på vad jag kommit fram till i helhet.

Organisationen (Skellefteå sjukvård)
Skellefteå sjukvård är en av 6 förvaltningar i landstinget. Det finns 3 sjukvårdsförvaltningar, försörjningsförvaltning, handikappförvaltning och folktandvård. Under varje sjukvårdsförvaltning ligger ett antal vårdcentraler och kliniker och även administrativa, informativa och medicintekniska enheter. Skellefteå sjukvårdsförvaltning betjänar ett upptagningsområde omfattande drygt 78 000 invånare, bosatta i Skellefteå och Norsjö kommuner. Till Skellefteå sjukvård hör Skellefteå lasarett och 13 vårdcentraler. Förvaltningen har omkring 1800 anställda. Skellefteå lasarett är ett förhållandevis komplett sjukhus med tanke på dess storlek. Här finns förutom Medicin-, Kirurg-, Kvinno- och Anestesikliniker även Barnklinik, Ögon- och Öronkliniker samt Röntgenklinik och Psykiatrisk klinik.

Skellefteå sjukvård styrs utav den verkställande ledningen (se bilaga ett). Den består av sjukvårdsdirektören, klinikernas verksamhetschefer samt lasarettets och primärvårdens ledningsgrupper. I ledningsgruppen för primärvården ingår vårdcentralernas verksamhetschefer samt primärvårdens och lasarettets chefsläkare. I Sjukvårdledningen ingår även en ledningsstab. I ledningsstaben sitter ekonomichefen, personalchefen, två utvecklingschefer, kvalitetssamordnaren, kanslisekreteraren, kansliassistenten och informationssekreteraren.

Informationssekreteraren, Ann-Katrin Högdahl har efter en ettårig läkarsekreterarutbildning arbetat på Skellefteå lasarett i 14 år. För tre år sedan fick hon ett vikariat som kansli och informationssekreterare. Ungefär samtidigt skulle ett intranät införas i förvaltningen, och hon hamnade i det projektet. Hon har läst en del separata kurser under årens lopp, exempelvis svenska, Webbdesign, desktop och även en del internutbildningar. Ann-Katrin Högdahl är medlem i SKTF men inte i Sveriges informationsförening, men funderar på att bli det.

Informatörens arbetsuppgifter
Enligt Sveriges informationsförening finns det vissa arbetsuppgifter som faller under en informatörs ansvarsområde. Jag tyckte det verkade intressant att göra en jämförelse med


Skellefteå sjukvårds informationssekreterares arbetssituation. Den kursiva texten är SIF: s beskrivningar. (wwwSverigesinformationsforening.se./foreningen/effektiv_information.html)

Intern information
Intern information är en samlande beteckning på informationsåtgärder och informationsflöden inom organisationen. Den interna informationen ska ge nyheter och arbetsinformation, men också tydliggöra de övergripande målen. Vid förändringsprocesser
har den interna informationen en nyckelroll. God intern information bidrar till motivation och engagemang hos medarbetarna, vilket leder till förbättrat resultat för organisationen.

Nya medier som Internet och intranät har givit användare av information nya möjligheter. Det ger flera tillgång till information men kräver även kunskap och tid. En allt viktigare roll för informatören har blivit att organisera informationsmängder. (Den professionella informatören, 2001:11) Fackföreningen DIK: s beskrivning av informatören som organisatör av informationsflödet, stämmer väl in på Ann-Katrins roll som informationssekreterare.

Som Web och informationsansvarig hjälper informationssekreteraren alla vårdcentraler och kliniker med deras hemsidor, ansvarar för den övergripande hemsidan och det förhållandevis nya intranätet. Nätet används mycket som en informationskanal, men det finns även en del arbetsverktyg i det. Det går bland annat att hitta beläggningsstatistik och interna telefonkataloger så att man lättare ska kunna söka personer och organisationer. Det finns även en del blanketter föreinlagda. I första hand är intranätet ett informationsverktyg, men det arbetas för att ändra det mer mot ett arbetsverktyg. Det ingår även i informationssekreterarens arbetsuppgifter att hjälpa och utbilda de olika enheterna inom förvaltningen, när de vill ha en egen del i intranätet. Ett nyhetsblad med information och nyheter ligger också på informationssekreterarens ansvar.

Eftersom informationssekreteraren sitter med i ledningen ökar insynen i det som beslutas. Det blir lättare att lämna synpunkter och påverka vad ledningen bör informera medarbetarna om. Informationssekreteraren bestämmer även hur informationen från ledningen ska utformas. Hon ansvarar inte för innehållet men påtalar ofta behovet av att gå ut med viss information. Skellefteå sjukvård står inför stora förändringar pga. en omorganisation som är under utredning i landstinget (återkommer till den under rubriken framtid, längre fram i rapporten). Som informationssekreterare är Ann-Katrin Högdahl i hög grad inblandat med arbetet för att förbereda sin organisation för förändringarna såväl internt som externt.

Samhällskontakt
Med samhällskontakt avses organisationens kontakter med myndigheter, politiker, massmedier och andra företrädare för allmän opinion. Med moderna informationssystem kan man tidigt fånga upp de rörelser i samhället som kan begränsa eller öka organisationens handlingsutrymme.

Eftersom Skellefteå sjukvård ligger under landstinget är det naturligt att posten som Informationssekreterare på Skellefteå lasarett innebär kontakt med politiker.
Att skriva pressmeddelanden och bjuda in till eventuella presskonferenser hör också till Informationssekreterarens vardag.

Samhällsinformation
Som samhällsinformation betecknas den information som lämnas medborgarna om deras rättigheter och skyldigheter, liksom beträffande samhällsservice av olika slag. En viktig del av arbetet är att ge medborgaren bästa möjliga service och underlätta insyn i verksamheten.

Stora beslut om t ex neddragningar av vårdplatser är det svårt som informationssekreterare att påverka. Beslut som däremot rör informationsfrågor är informationssekreteraren med och
påverkar. Här påpekar Ann-Katrin Högdahl det nödvändiga med att som Informationsansvarig sitta med i ledningen.
-Jag vet vilka beslut som fattas och kan direkt i ledningsgruppen säga att det här bör vi kanske gå ut och informera allmänheten om. Så det känns som en jättestor fördel och viktigt
att ledningen lyssnar på vad jag tycker. Jag vet ju att inte alla informationsansvariga sitter med i ledningsgruppen, säger hon.

Att man som informationsansvarig ska sitta med i ledningen tycker jag inte att det råder någon tvekan om. Det förutsätter såklart att personen på posten, som Torbjörn Tärnhuvud, informationschef på Sydkraft AB, (Gästföreläsare) påpekar, vill sitta i ledningsgruppen och vara delaktig i och ta ansvar för utvecklingen.

Enligt Sveriges informationsförening ser allt fler företagsledare informationen som en strategisk resurs (Flodin, Professionell kommunikation: 28). Det är en i mitt tycke klart positiv utveckling. Även om man som informatör inte har kunskaperna för att direkt vara med och styra sin organisation, ska man sitta med i ledningen.

Massmedierelationer
Massmediekontakt är egentligen en del av samhällskontakten. Här behandlas massmedier som ett särskilt kompetensområde pga. mediernas roll som vidareinformatör och genom att medierna har ett så stort inflytande på opinionen. Informatörens roll är att stötta och förbereda organisationen i kontakterna med massmedier, samt ofta att initiera dessa kontakter.

Inför omorganiseringen av landstinget har det vidtagits vissa förberedelser inom Skellefteå sjukvård. Där har såklart Ann-Katrin Högdahl som informationssekreterare varit delaktig. För att möta ett ökat medialt intresse har personer i chefsroller gått en mediautbildning. Det har även gjorts medarbetarinformation och ny information om förstudien inför förändringen läggs hela tiden ut på Intranätet och finns med i nyhetsbladet.

Ekonomisk information
Speciella krav ställs på informatören när han/hon ska göra den ekonomiska informationen begriplig även för medarbetare utan ekonomisk skolning.

Eftersom informationssekreteraren sitter med i ledningen har hon en stor fördel i informationsarbetet. Hon anser att det känns som en nödvändighet att sitta med där. Där får man direkt reda på vad som är i görningen och kan besluta vilken information som behöver nå ut till de anställda. Ekonomiska och andra nyheter och information vidarebefordras till medarbetarna genom nyhetsbladet och läggs även ut på intranätet

Marknadskommunikation
I dialogen med organisationens kunder krävs samverkan mellan marknadsförare och
informatörer. Ett väl fungerande samspel ger omvärlden en tydligare bild av organisationen och dess positionering

Ann-Katrin Högdahl har som Informationsansvarig hand om de flesta informationsfrågorna. Kanslisekreteraren och kansliassistenten arbetar dock med patientföreningarna. De anordnar föreläsningar och liknande. Frågor från allmänheten kan, beroende på frågorna, hamna hos dem alla.

Yrkesetik och samhällsansvar
Att man som informatör inom sjukvården bör handla etiskt och ta samhällsansvar känns på något sätt extra viktigt. Inom den privata sektorn arbetas det mot ett vinstmål medan det inom den offentliga sektorn mer är allmännyttan som ska sättas främst. En grundinställning är att organisationer med samhällsansvar ska sträva efter att minska skillnaden mellan vad den gör och vad intressenter förväntar sig att den ska göra (Flodin, Professionell kommunikation: 20).

Ann-Katrin Högdahls syn på yrkesetik är enkel. Hon anser att all information som förvaltningen går ut med ska vara sann och korrekt. Informationen ska inte vinklas på något sätt, utan det som sägs utåt ska stämma helt överens med verkligheten. Att Skellefteå sjukvårdsförvaltning ligger under landstinget och därmed är finansierade av befolkningen är ingenting som glöms bort. De ska ha rätt till insyn och därför är det viktigt att Informationssekreteraren har en god relation till media, så informationen som förs fram ger en rätt bild. Det gäller även när det handlar om negativa saker. Vid t ex neddragningar är det viktigt att folket får veta varför och vad det beror på. Att vara öppen och ha en god insyn är något som känns jätteviktigt för henne och finns med hela tiden i det dagliga arbetet.

Kanske är det på grund av ett väl medvetet samhälsansvar och en enkel rak yrkesetik, som Ann-Katrin inte kan komma på sig själv med att ha hamnat i en etisk tveksam situation någon gång. Spelar man schysst är det lättare att undvika etiska dilemman. Landstingets övergripande policy stämmer också väl överens med hennes egen. Det är mest i grafiska frågor och själva utformningen av materiell som åsikterna kan gå isär. Samtidigt som det är viktigt för en stor organisation att ha en enhetlig utformning finns behovet för att särskilja sig. Att säga nej till chefen är heller inget hon är rädd för, så det händer.

Torbjörn Tärnhuvud (Gästföreläsare) har en rak linje när det gäller det som kanske är viktigast inom yrkesetiken:
- Regel 1A, tala sanning! Är du inte säker på svaret eller inte kan gå ut med informationen ännu så säger du att du inte kan svara just nu men att du återkommer.
Han betonar även vikten av att även gå ut med negativa saker såväl externt som internt. Det ger ett gediget intryck och stärker såväl organisationen som den enskilde informatörens trovärdighet.

Framtiden
Just nu pågår det ett stort arbete inom landstinget som kallas genomlysning. De politiska organisationerna ses över, men även tjänstemannaorganisationerna. Ett av förslagen är att det inte ska vara 3 sjukvårdsförvaltningar, som idag, utan en stor med gemensam ekonomi. Idag har alla 3 förvaltningarna i Skellefteå, Umeå och Lycksele separata ekonomier.

Om Ann-Katrin Högdahl får sia några år framåt finns det inte 3 sjukvårdsförvaltningar längre. Det går mer mot en större gemensam organisation där Skellefteå lasarett kanske
opererar Lyckselepatienter eller Umeåpatienter beroende på var läkarna finns. Likaså kanske skellefteåborna får åka till exempelvis Umeå för vissa operationer.

En sådan omorganisation innebär såklart stora förändringar även för personalen. Inte minst hur informationssekreterarens roll kommer att se ut. Självklart har Ann-Katrin funderat på om det behövs någon lokal informatör i Skellefteå, när hela den nya organisationen styrs centralt
från exempelvis Umeå. I en stor organisation blir behovet av information i princip ännu större. Idag är det enkelt för medarbetarna i Skellefteå att komma med frågor. De känner till
alla, de vet vem informationssekreteraren och sjukvårdsdirektören är eftersom det är en något mindre organisation. Att behovet för lokal information ökar efter den eventuella omorganisationen verkar ofrånkomligt.
-Jag tror att informatören kommer att finnas kvar här, även om det självklart kommer att se annorlunda ut jämfört med hur det ser ut idag, Ann-Katrin Högdahl.

Här drar jag klara paralleller till situationen som beskrivs i artikeln ”Då måste vi vara tysta” (DIK. Forum 7/1998). Eftersom framtiden är lika osäker för Informationssekreteraren som för övriga medarbetare, ger det ett trovärdigt intryck. Givetvis ska det fungera att informera om negativa förändringar även om informatören för tillfället själv sitter säker.

När man som informatör kommunicerar med såväl anställda som ledning eller massmedia kan man använda sig av några principer för direkt kommunikation. Dessa är:

Att va rättfram, att ärligt och uppriktigt säga vad man vet.
Visa respekt, behandla andra med värdighet.
Dela ansvaret för att uppnå positiva ömsesidigt tillfredställande resultat.
Ha ett syfte för att identifiera vad du vill åstadkomma i diskussionen.
(McLagan, Krembs 1997 : 121-122)

Följer man de här principerna tror jag att man ger ett trovärdigt intryck. Det skapar goda relationer till, samt ett gott förtroende hos dem man kommunicerar med. Det kan dock vara viktigt att komma ihåg vad Margaretha Sjöberg, VD för Sveriges informationsförening (Gästföreläsare), har för inställning mot journalister. Ha gärna en god relation till journalisterna. Det ger fördelar i arbetet, men bli aldrig ”vän” med dem. Det finns ingenting som heter ”off. the record”.

Jag tycker att det verkar svårt att veta var man som informationsansvarig har sin självklara lojalitet. Ska man gå 100 procent på ledningens linje, eller även vara ett språkrör för övriga anställda? Som informatör inom en offentlig organisation blir det än mer problematiskt då man även har politiker och medborgarna som tänkbara arbetsgivare. Här passar det bra att använda sig av Bo Alms formulering på frågan om han ser medborgarna som sin arbetsgivare, i artikeln ”För de allmännas bästa”. (DIK- forum 5/1999).
-Ja ytterst, men det är trots allt politikerna som är medborgarnas representanter. I praktiken är det min arbetsgivare och organisationen jag är anställd av som är min uppdragsgivare. Det är en syn som passar bra in på Ann-Katrin Högdahls arbete.


Avslutning
Efter att ha lyssnat på gästföreläsare, läst kurslitteraturen och gjort en intervju med en informatör, märker jag att det är ett par saker som återkommer. Eftersom det är de saker som upprepas oftast och samtliga verkar vara överens om, tar jag mig friheten att utse dem till, i mitt tycke, de två viktigaste sakerna att diskutera. Det första är hur viktigt det är att den som är informationsansvarig även sitter med i ledningen. Den andra är att man ska hålla sig till
sanningen i alla lägen. Det suddar ut bilden av informatören som någon slags överslätare av misstag och liknande. Det ser jag såklart som något positivt.

Jag anser att den informationsansvarige ska sitta med i ledningen för att påverka besluten, om inte annat så ur en ren informativ synvinkel. Informatören kan peka på vad som kan vara viktigt för exempelvis medarbetare, allmänheten eller massmedia, att få information om och sedan ansvara för hur man bäst utformar den informationen. Där

En viktig egenskap hos en informatör, är att ha en stor trovärdighet. Att folk har förtroende för att det man säger är sant. Trovärdighetsetik och interpersonella förtroenden, att människor litar på det man säger, sammanfattas av två saker, att tala sanning och att hålla ord. (Gustafsson 1998:47-58) Att just hålla sig till sanningen och inte undanhålla saker från
anställda, massmedia eller allmänheten verkar ocks...