SammanfattningFör att företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft i näringslivet, behöver de hela tiden utvecklas.Men med utveckling kommer en ökad komplexitet som måste hanteras på någotsätt. Många företag väljer då att investera i ett affärssystem (s.k. ERP-system), vilket inte ärnågot som görs lättvindigt utan är en ansenlig investering. Detta faktum tillsammans meddagens låga vinstmarginaler i företag gör att det är väsentligt att hålla kostnaderna så lågasom möjligt. Mer än hälften av kostnaderna för ett ERP-system sägs vara relaterat till underhålls-och supportverksamhet. En av de faktorer som påverkar denna stora kostnad är dokumentationsaktiviteter,vilken ifall de inte är utförd på rätt sätt kan leda till en ansenlig ökningav ett systems totala kostnad. Det är därför väldigt viktigt att inte förbise dokumentationensom en del av ett ERP-systemutvecklingsprojekt.Syftet med vår studie var att undersöka existerande dokumentationsrutiner i ERPsystemutvecklingsprojekthos Volvo AB’s dotterbolag Volvo IT, för att sedan presenteraförbättringsförslag för framtida projekt i företaget. För att kunna uppfylla syftet med uppsatsen,tog vi fram en forskningsfråga med tre följdfrågor och genom en grundlig analys av detempiriska materialet kommer vi att presentera svaren på dessa frågor som våra slutsatser.Vi har valt att genomföra en fallstudie med en induktiv ansats, för att införskaffa oss djuparekunskap och därmed kunna generera ny kunskap inom området. Det empiriska materialetanalyserades utifrån en given modell där insamlad data delades in i lämpliga kategorier. Kunskapengenererad från vår studie är av följande kunskapsform; kategoriell, förklarande, förutsägandeoch normativ.Efter att ha analyserat resultatet av vår fallstudie kan vi presentera ett flertal förbättringsförslagför Volvo IT’s användning i framtida projekt. För andra företag, involverade i ERPsystemutvecklingsprojekt,kan dessa fungera som värdefulla förslag att ta i beaktande. Vikom fram till att den främsta anledningen till bristande dokumentation inte är omedvetenhetenom dess betydelse, utan avsaknaden av konkreta bevis på dess positiva effekter på ett systemstotala kostnad. Vi anser att det krävs en attitydförändring kring dokumentation somarbetsuppgift för att uppnå dokumentation som är av hög kvalitet och att arbetsuppgiftensom sådan behöver få högre prioritet i projekten. Ett annat viktigt förbättringsförslag vi fannvar att en kontroll av den producerade dokumentationens kvalité måste utföras, och intebara en kontroll av att den rätta sortens dokument finns. Vi anser att ett företag inte bör allokeraresurser till att skapa en metod eller modell över hur man ska dokumentera förrän viktenoch effekten av hög kvalitetsdokumentation är klargjord....
