Behovs- och funktionsanalys av inköpshanteringen i FDT Avance: från kartläggning av brister och behov till utvärdering av föreslagna förbättringsförslag genom PENG-analys

Nedanstående innehåll är skapat av Mimers Brunns besökare. Kommentera arbete

FDT AB är ett företag som utvecklar och säljer affärs- och butikssystem till små och medelstora företag i Sverige. Syftet med rapporten var att kartlägga och utvärdera huruvida inköpshanteringen i FDTs affärssystem Avance och dess befintliga funktioner uppfyller kundernas krav. I fall att brister upptäcktes skulle funktionella specifikationer tas fram som löser dessa. Vidare ingick även att värdera förbättringsförslagens potentiella nytta via en så kallad PENG-analys. Kartläggningen av användarnas behov och önskemål har genomförts med hjälp av två olika metoder. Den ena gick ut på att användarna via intervjuer fick möjlighet att säga vilka funktioner som var mindre bra och vilka de saknade helt. Den andra baserades på goal-directed design, eller närmare bestämt personas-teorin. Kartläggningen resulterade i ett tjugotal olika förbättringsförslag. Några av dessa presenteras kortfattat nedan:

• Rutiner för uppdatering av manualen bör upprättas och ansvarsområden, för efterlevnad och uppföljning av dessa, bör tilldelas.
• Skapa en fakturahistoriksfunktion som samlar alla slutlevererade ordrar på ett ställe. Det skulle innebära att kolumnen antal låses vid slutleverans.
• Lägg till en extra flik i leverantörsreskontrabilden som skulle kunna heta exempelvis fakturaavstämning.
• Skapa en egen kolumn för etiketter i inköpsbilden för att förenkla etiketthanteringen.

PENG-analysens resultat visar att den potentiella nyttan av förbättringsförslagen värderades av Aeris Hund & Häst AB till 10.000 SEK, detta är således förslagens bruttonytta. Kostnaden för att uppnå nyttan beräknades till 1.600 SEK, vilket ger en nettonytta på 8.400 SEK. Nettonyttan från år två uppgår dock till 10.000 SEK då kostnaden för nyttan, d.v.s. utbildningen, är en engångskostnad. Nettonyttan för första året kan, för att få perspektiv på summan, jämföras med de totala systemkostnader på 30.000 SEK för licenser, drift och support som Aeris Hund & Häst AB årligen betalar. Jämförelsen visar att förbättringsförslagens nettonytta uppgår till drygt e...