Syftet med projektet är att analysera hur division Ground Support Services på SAAB Aerotech arbetar med processledning för att verka för ständiga förbättringar. Syftet kan brytas ned i följande två huvudpunkter: • Kritisk utvärdering av ledningsprocessen inom verksamhetsledningssystemet. • Identifiera förändringar som krävs för att division Ground Support Services ska kunna verka för ständiga förbättringar och därmed bli bättre ur ett kund respektive kvalitetsperspektiv. Projektet är en fortsättning på ett tidigare utfört arbete vilket bidrog till att en stor mängd av projektets empiriska material redan fanns tillgängligt. Detta sekundära material har under projektets genomförande kompletterats med intern företags dokumentation, upprättade av divisionen, samt att en intervju har genomförts i syfte att verifiera och komplettera materialet. En av de två författare som utförde examensarbetet har även varit medförfattare i detta projekt, Katia Rigbrandt. Den forskningsansats som valdes för studien var av deduktiv - kvalitativ karaktär. Den bakomliggande orsaken till att verksamhetsledningssystemet utvecklades och uppkom tar sin grund i divisionens mål att arbeta mot certifiering inom ISO9001. Det har under projektets genomförande konstaterats att division GSSs verksamhetsledningssystem är mycket ambitiöst realiserat och dokumenterat enligt konsten alla regler. Men trots detta har det inte räckt till för att medarbetarna verkligen ska arbeta och använda sig av verksamhetsledningssystemet. Varför det kan vara på detta sätt inom divisionen, har sammanfattats i följande nedanstående punkter. • Ledningen har inte varit tillräckligt involverade • Medarbetarnas brist på deltagande och motivation • Arbetsfördelningen kring processarbetet • Brist på mått att följa upp processerna • Gammal traditionell linjeorganisation Författarna har identifierat ett antal rekommenderar för att division Ground Support Services skall genomföra för att skapa de rätta förutsättningarna för integrera verksamhetsledningssystemet och ett flödes- och processtänkande samt att verka för ständiga förbättringar; Förankring av ett processtänkande – För att det ska vara möjligt att skapa ett flödestänkande och processtänkande inom division GSS behöver detta tänkande förankras väl hos alla medarbetare. Detta bör framförallt startas i ledningsgruppen hos divisionen, eftersom det är denna som har mandat att arbeta fram samt fastställa mål och handlingsplaner för att genomdriva detta hos de övriga medarbetarna. Ledningen kan även genom detta skapa de rätta förutsättningarna för att skapa förståelse och inblick för hur processarbete ska ledas och hanteras. Involvera alla medarbetare – För att divisionen ska kunna arbeta processbaserat är det viktigt att alla medarbetare förstår vad processledning är, vad det syftar till och om de olika handlingsplanerna. För att detta ska vara möjligt behöver divisionen skapa engagemang genom att motivera sina medarbetare att förändra sitt nuvarande arbetssätt och sitt sätt att tänka. Grunden till detta ligger mycket i att divisionen behöver förändra sin rådande kultur, men detta är inte något som görs över en natt, men om det ska vara möjligt behöver alla medarbetare vara delaktiga och att de verkligen förstår varför detta är viktigt för en själv samt för hela divisionen. Kartlägg och utvärdera processerna – Framtagningen av processerna utfördes av kvalitetschefen inom divisionen, detta är ett arbete som borde utföras av de medarbetare som arbetar i och med denna. Divisionen, det vill säga medarbetarna, borde utvärdera de befintliga processerna och kartlägga nya processer. Detta kan utföras genom att sätta ihop team för att bidra till att medarbetarna erhåller förutsättningar för att lära sig kartläggnings metodik och förstå innebörden av processer och processledning. Genom att göra detta kan även problemområden och förbättringsområden identifieras, som i sin tur leder till att skapa en förändringsbenägenhet. Uppföljning och åtgärder – Det kontinuerliga lärandet kan ökas inom divisionen genom att tillvara ta erfarenheter, identifierade problemområden och att ha rutin för att dessa följs upp och åtgärdas. Det som inte finns med i det dagliga arbetet löper en stor risk att läggas åt sidan och glömmas bort samt om det löper parallellt med det dagliga arbetet kan det istället bli tidsbegränsade projekt som lätt rinner ut i sanden. Istället bör uppföljning och åtgärder integreras i det dagliga arbetet och i tänkandet hos medarbetarna. Genom att arbeta med ständiga förbättringar bidrar det till att verksamheten ständigt utvecklas och förbättras samt att det genererar och skapar förutsättningar för att ta fram metoder för problemlösning. Dokumentation och kommunikation – Det nya tänkandet och visionen behöver kommuniceras ut på ett sådant sätt att medarbetarna tar till sig denna och att det bidrar till att förändra organisationskulturen. Ett bra medel för att kommunicera ut processtänkandet är att använda sig av möten men det viktigaste är att det nya tänkandet är att det upprepas, det räcker inte med att det endast tas upp på ett möte för att det ska var möjligt att förankra det inom divisionen. Dokumentationen är även en viktig aspekt och idag finns det en bra dokumentering av verksamhetsledningssystemet och detta ska divisionen fortsätta med. Att arbeta med ständiga förbättringar och att förändra en ett företags kultur är något som kräver kraftfulla åtgärder och uthållighet, det nya processtänkande måste integreras i divison GSSs verksamhet och i den nya kulturen. Det är även viktigt att medarbetarna förstår och ser fördelarna a...
